Met de nieuwe Archiefwet in voorbereiding is die duidelijkheid er wel. Vandaar dat U als overheidsorganisatie gebruik kunt maken van de Richtlijnen die het Nationaal Archief heeft gepubliceerd. Evenzo zijn er nu Richtlijnen in wording voor het archiveren van sociale media berichten en wordt druk gestudeerd op de mogelijkheden voor het archiveren van App-berichten. (Pagefreezer heeft hiervoor een oplossing die echter niet in Europa geleverd kan worden).
Pagefreezer heeft meegewerkt in de voorbereidende discussie rondom het samenstellen van de Richtlijnen en vanzelfspreken mag u er op rekening dat wij met onze services volledig voldoen aan deze richtlijnen,
Daarnaast is de Wet Open Overheid (WOO) die binnenkort in werking treedt. De Wet open overheid heeft als doel overheden en semi-overheden transparanter te maken. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is.
Wet openbaarheid van bestuur in Europese staten
Veel staten van de Europese Unie, waaronder België en Nederland, hebben wetten op het gebied van openbaarheid van bestuur die transparantie en open toegang tot officiële overheidsdocumenten vereisen. Bovendien bepalen artikel 42 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie en artikel 15 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie dat “iedere burger van de Unie en iedere natuurlijke of rechtspersoon die verblijft of zijn statutaire zetel heeft in een lidstaat, […] een recht op toegang heeft tot documenten van de instellingen, organen en instanties van de Unie, ongeacht hun medium.”
Deze regelgeving vereist dat overheidsorganisaties een nauwkeurige administratie bijhouden van officiële communicatie. In de meeste gevallen zou dit zich uitstrekken tot online gegevens zoals webpagina’s, sociale media-accounts, berichten via mobiele kanalen en zakelijke samenwerkingsplatforms.
Onlangs is de richtlijn betreffende overheidsinformatie (Public Sector Information) van de Europese Unie ook vervangen door de richtlijn voor Open Data en het Hergebruik van Overheidsinformatie, ook wel bekend als de Open Data Directive.
Volgens de Europese Unie is deze richtlijn bedoeld om “de resterende en opkomende belemmeringen voor een breed hergebruik van door de overheid gefinancierde informatie in de hele Unie” aan te pakken en “het wetgevingskader actueel te houden met de vooruitgang in digitale technologieën.”
De richtlijn voegt met name realtime online gegevens toe, evenals zaken als statistieken en geospatiale gegevens, aan de informatie die overheidsinstanties breder beschikbaar moeten stellen aan individuen en bedrijven in de particuliere sector. Dit vereist dat publieke organisaties efficiënte manieren moeten vinden om deze gegevens vast te leggen, te bewaren en te delen.
Pagefreezer helpt overheidsorganisaties bij het aanpakken van de volgende cruciale uitdagingen:
Wob-registratie en respons
Net als bij e-mail, verplicht de WOB overheidsorganisaties om online berichten en gesprekken vast te leggen en op verzoek toegang te verlenen aan burgers. Organisaties moeten niet alleen al deze gegevens archiveren om te voldoen aan de wet op het bewaren van gegevens, ze moeten ze ook beheren op een manier dat het makkelijk maakt om specifieke berichten/opmerkingen te vinden en ze te exporteren in formats zoals PDF en WARC.
Gereedheid voor eDiscovery en procesvoering
Website, sociale media, berichten via mobiele platforms en op zakelijke samenwerkingsomgevingen maken steeds meer deel uit van het eDiscovery- en rechtsproces. Daarom is het van belang dat organisaties in de publieke sector deze gegevens kunnen vastleggen, bewaren en uiteindelijk presenteren in een verdedigbaar format dat sterkte biedt op het vlak van bewijslast.
Monitoren en preventie van gegevensverlies
Omdat sociale media-accounts in de publieke sector vaak fungeren als openbare forums, moeten organisaties accounts controleren om ervoor te zorgen dat er geen ongepaste inhoud wordt gedeeld. Organisaties moeten ook gesprekken op bedrijfssamenwerkingsplatforms volgen om naleving van het interne communicatiebeleid te waarborgen en gegevensverlies te voorkomen.
Online gegevensbeveiliging en privacy
De bronnen voor online gegevens evolueren continu en creëren een oneindig hoeveelheid aan gestreamde records, wat ervoor zorgt dat zodra de records zijn verzameld deze inmiddels verouderde gegevens zijn. Overheidsorganisaties moeten zich over deze gegevens ontfermen, om de openheid en transparantie te verbeteren en om ervoor te zorgen dat al deze informatie op een veilige en verantwoorde manier wordt vastgelegd, gearchiveerd en uiteindelijk verwijderd.
Pagefreezer archiveringsoplossingen
Pagefreezer biedt overheidsorganisaties om de volgende informatie te volgen, verzamelen en te archiveren:
Websites
Pagefreezer kan complexe modern websites archiveren. Ook wordt de volledige metadata gearchiveerd en worden digitale handtekeningen en tijdstempels toegevoegd aan iedere pagina.
Sociale media accounts
Dankzij API-integratie kan Pagefreezer belangrijke platforms als Facebook en Twitter in real-time monitoren en archiveren
Zakelijke samenwerkingsplatforms
Met Pagefreezer kunt u zakelijke samenwerkingsplatforms als Workplace by Facebook, Chatter en Yammer volgen en archiveren.
See how Pagefreezer can help your organization
Get in touch with us to learn more and see Pagefreezer’s solutions in action.
support@pagefreezer.com
Hoofdkantoor:
#500-311 Water Street
Vancouver, BC V6B 1B8
Canada
Europa Kantoor:
Van Leeuwenhoekpark 1 - Office 5
2611 DW, Delft
The Netherlands
UK Kantoor:
+44 20 3744 7173
Australia Kantoor:
+61 (07) 3186 2199
© 2023 Pagefreezer Software Inc. Alle rechten voorbehouden. Privacy Policy and Acceptable Use Policy. Commercieel gebruik en distributie van de inhoud van deze website is niet toegestaan zonder uitdrukkelijke en voorafgaande schriftelijke toestemming van Pagefreezer Software Inc. onder voorbehoud van bestaande copyright uitzonderingen en beperkingen.
